CASE

Services nach Bedarf – auch in aussergewöhnlichen Zeiten

Da die Outotec-Belegschaft nun zu 90 % im Homeoffice arbeitet, hat ISS seine Services agil an die Anforderungen der neuen Situation angepasst. Mittagessen kann nun aus der Kantine zu den Mitarbeitenden nach Hause geliefert werden, einige Bürobereiche wurden geschlossen, um Energie zu sparen, und die weiterhin genutzten Räume werden intensiver gereinigt.

FI case - Jouni Mäkinen Outotec 2

COVID-19

agile Reaktion

90

%

Homeoffice

60

%

weniger Bürofläche

Die mittlerweile über zehnjährige Zusammenarbeit zwischen Outotec und ISS hat einen Punkt erreicht, an dem Erkko Malinen, Director of Facility & Premises Services bei Outotec, und Anssi Kuosmanen, Account Director bei ISS, keine formellen Meetings mehr abhalten müssen. Stattdessen treffen sie sich bei einer entspannten Tasse Kaffee im Büro von Outotec in Espoo, wo auch Anssi häufig arbeitet.  

„Die Anzahl der formellen Meetings hat deutlich abgenommen, da wir uns im Laufe der der Arbeitswoche auch so begegnen. Darüber hinaus stehen wir täglich in Kontakt“, erklärt Erkko.  

Trotz der noch nie dagewesenen Situation, die die Welt gerade erlebt, ist dieser tägliche Austausch weitestgehend bestehen geblieben. Die Services wurden an die aktuellen Anforderungen von Outotec angepasst und beide Unternehmen sind darauf vorbereitet, umgehend auf Änderungen der Situation zu reagieren.  

„Der Prozess zur Anpassung der Services, die ISS in diesen aussergewöhnlichen Zeiten bereitstellt, war wirklich beispielhaft agil“, fasst Erkko zusammen.

„Dank unserer wunderbar reibungslosen Zusammenarbeit mit ISS sind wir auf Veränderungen gut vorbereitet.“

Erkko Malinen, Director of Facility & Premises Services bei Outotec
Eine köstliche Erfahrung 

Die Zusammenarbeit von Outotec und ISS reicht viele Jahre zurück. Während die beiden Unternehmen seit 2010 direkt zusammenarbeiten, hatte Outotec die Services von ISS zuvor indirekt über den Outokumpu-Campus eingekauft. Die Kooperation wurde schrittweise ausgebaut, sodass ISS heute Services für die Niederlassungen in Lappeenranta, Espoo und Outokumpu leistet. Dazu gehören Rezeption, Reinigung, Wartung und Umbauarbeiten, was Erkko und Anssi als Allround-Services bezeichnen.  

„Neu hinzugekommen ist unter anderem das Energiemanagement, das wir an einigen unserer Standorte übernommen haben“, erklärt Anssi.  

Eine andere wichtige Erweiterung des Leistungsumfangs neben dem Energiemanagement ist der Restaurantservice für die Niederlassung in Espoo.  

„Wir haben die Umbauarbeiten gemeinsam umgesetzt und schliesslich 2020 das Restaurant eröffnet. Das Restaurant bildet ein grundlegendes Element der Kundenerfahrung, da wir damit jeden Tag, Mittagessen für Mittagessen, einen Platz im Leben der Menschen hier einnehmen“, so Anssi.  

„Ausserdem macht es auch den köstlichen Teil der Kundenerfahrung aus. Das Büro liegt gegenüber dem Einkaufszentrum „Iso Omena“. Es ist also ein schwieriger Standort mit viel Konkurrenz für das Restaurant. Allerdings war das Feedback durchweg positiv mit herausragenden Ergebnissen bei der Zufriedenheitsumfrage“, ergänzt Erkko.  

Das Restaurant verfügt zudem über automatisierte Kassen, sodass die Mitarbeitenden jederzeit etwas zu essen oder zu trinken kaufen können.  

„Die automatisierten Kassen haben sich in der Kantine, die nur für die Belegschaft zugänglich ist, gut bewährt, da sie mehr Flexibilität bieten“, erläutert Anssi.  
FI case - Soili Sandberg Outotec 1
FI case - Irmeli Salminen Outotec 1
Auslieferung von Mittagessen in Homeoffices 

Mit dem Übergang zur aktuellen Ausnahmesituation konnte das Restaurant sofort reagieren und eine zuverlässige Verpflegung sicherstellen. Der Service wurde zuerst von einem Büfettkonzept auf vorportionierte Mahlzeiten umgestellt, gleichzeitig wurde die Betriebsabläufe im Hinblick auf Kontaktvermeidung optimiert. Als beinahe 90 % der Beschäftigten ins Homeoffice wechselten, entwickelte Restaurant Director Osku Toivanen von ISS den Service „jumISSa“, über den die Outotec-Belegschaft Mittagessen bestellen kann, das ihnen an die Haustür geliefert wird. 

„Wir liefern jeden Tag um die 50 Mittagessen an die Homeoffices von Outotec-Angestellten aus“, erklärt Anssi.  

„Wir waren sehr erstaunt darüber, wie gut der Übergang zur Remote-Arbeit für den Grossteil der Belegschaft funktioniert hat. Wir haben Schreibtischstühle und Monitore an unsere Mitarbeitenden ausgeliehen, damit sie auch im Homeoffice ergonomisch arbeiten können. Auch das nach Hause gelieferte Mittagessen leistet seinen Beitrag zu einem reibungslosen Verlauf des Arbeitstags“, so Erkko.  

Skalierbarkeit als wichtige Ressource 

Abgesehen von den innovativen Lösungen im Bereich der Restaurantservices wurde auch die Reinigung intensiviert. Gleichzeitig wurde das Personal im Rezeptionsbereich reduziert. Da deutlich weniger Angestellte vor Ort sind, wurde ein Teil der Büroräume komplett geschlossen. 

„Wir haben 60 % unserer Büroräume geschlossen, wodurch der Energieverbrauch unserer Räumlichkeiten erheblich gesunken ist“, sagt Erkko.  

„Da die neuen Vorkehrungen mehr Zeit freigeben, haben wir unsere Arbeit umorganisiert und erledigen derzeit Aufgaben, die normalerweise später im Sommer stattfinden, wie etwa die Reinigung der Fenster. Auch wenn die Nutzung der Räumlichkeiten zurückgegangen ist, müssen die Instandhaltungsarbeiten weiterhin erledigt werden, damit das Gebäude sicher und sauber bleibt“, erläutert Anssi.  

Für Erkko war es in dieser noch nie dagewesenen Situation besonders wichtig, das Serviceangebot insgesamt skalieren zu können. Sobald sich die Situation normalisiert, müssen beide Unternehmen das Serviceangebot neu prüfen und den Bedarf bestimmen. Darüber hinaus überlegen Anssi und Erkko mittlerweile, ob Remote-Arbeit in Zukunft zu einem regulären Bestandteil normaler Büroarbeit wird.  

„Wir werden sehen. Dank unserer wunderbar reibungslosen Zusammenarbeit mit ISS sind wir auf Veränderungen gut vorbereitet“, fasst Erkko zusammen.  

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