Trotzdem werden viele Ausschreibungen noch so behandelt, als wäre FM ein reines Vergleichsprodukt – austauschbar, vergleichbar, beliebig. Genau hier liegt das Dilemma: Wenn der Preis dominiert, verdrängt dieser damit systematisch das Potenzial, das modernes Facility Management entfalten könnte. Wer heute nur auf den tiefsten Preis setzt, riskiert nicht nur Qualitätsverluste im Betrieb, sondern verhindert aktiv Innovation, Fortschritt und partnerschaftliche Entwicklung.
Der Ausschreibungsprozess bestimmt, was ein Facility Services Provider im Betrieb leisten muss – und wofür er bewertet wird. Wenn Nutzererlebnis, Innovation und Entwicklung nicht von Anfang an im Ausschreibungsdesign berücksichtigt werden, bleiben sie im Alltag oft auf der Strecke. Wer echte Wirkung erzielen will, muss klare Rahmenbedingungen schaffen. Dazu gehören transparente Anforderungen, nachvollziehbare Bewertungsmethoden und ein Ausschreibungsdossier, das nicht nur auf den günstigsten Anbieter zielt, sondern auf den geeignetsten Partner. Das bedeutet auch: weniger Formalismus, mehr Dialog und ein klarer Blick auf das, was Facility Management heute leisten kann – wenn man es zulässt.
Erfolgreiches Facility Management braucht Zeit. Es entfaltet seine volle Wirkung erst dann, wenn eingespielte Teams Vertrauen aufgebaut haben, wenn Prozesse aufeinander abgestimmt sind und wenn kontinuierlich weiterentwickelt wird. Kurzfristige Verträge lassen dafür keinen Raum. Sie zwingen Anbieter in operative Hektik und verhindern Investitionen. Langfristige Partnerschaften hingegen schaffen Stabilität. Sie ermöglichen gezielte Weiterentwicklung, nachhaltige Personalbindung und mutige Innovationsprojekte. Ohne diesen Planungshorizont bleibt FM eine taktische Disziplin – anstatt als strategisches Element der Wertschöpfung mitzuwirken.
Der günstigste Anbieter ist nicht zwingend der beste. Besonders bei öffentlichen Ausschreibungen zeigt sich ein kritisches Muster: Der mutigste Anbieter, der die grössten Risiken eingeht, erhält den Zuschlag – nicht der mit dem besten Konzept. Das führt zu Spannungen im Betrieb, zu Leistungsabfällen, zu Frust auf beiden Seiten. Und vor allem: Es verhindert Innovation und Erlebnis. Denn wenn kein finanzieller Spielraum besteht, bleibt Entwicklung eine schöne Idee – aber keine Realität. Wer Innovation fordert, muss sie auch finanzieren. Die Kosten dürfen ein Faktor sein – aber nicht der einzige. Eine ausgewogene Gewichtung von Preis, Qualität und Entwicklungspotenzial ist der Schlüssel zu nachhaltigem Erfolg. Dasselbe gilt für Zahlungsfristen – idealerweise im Monat der Leistungserbringung –, für die Teuerung, die sich an der tatsächlichen Entwicklung orientieren soll, sowie für die Haftung, die auf ein angemessenes Mass zu beschränken ist.
Im laufenden Betrieb entscheidet sich, ob Facility Management zur Erfolgsgeschichte wird oder nicht. Dafür braucht es mehr als saubere Verträge. Entscheidend ist die Haltung beider Seiten: Vertrauen, Verlässlichkeit, Augenhöhe. Nur wenn Auftraggeber und Anbieter gemeinsam gestalten, entsteht echter Mehrwert. Dazu gehören eine Kultur des Dialogs, flexible Mechanismen zur Weiterentwicklung und ein gemeinsames Verständnis für Ziele und Wirkung. Kontrolle mag wichtig sein – aber ohne partnerschaftlichen Geist bleibt sie wirkungslos.
Wer den Nutzern Erlebnisse, Qualität und Innovation im Facility Management bieten will, muss bereit sein, dafür die richtigen Bedingungen zu schaffen. Das beginnt bei der Ausschreibung – und setzt sich im Betrieb fort. Es braucht mehr Mut zur Partnerschaft, mehr Offenheit für Entwicklung und mehr Fokus auf das, was Facility Management wirklich leisten kann. Denn am Ende zählt nicht der tiefste Preis, sondern der grösste Beitrag zum Erfolg der Unternehmen und den Menschen darin, die tagtäglich auf funktionierende, inspirierende Räume oder Umgebungen angewiesen sind.
Es ist Zeit für ein Umdenken – weg vom reinen Einkaufsprojekt, hin zu einem strategischen Steuerungsinstrument für nachhaltigen Erfolg – über mehrere Vertragsgenerationen hinweg.
Originalartikel erschienen im Fachmagazin Facility Services, Ausgabe Juni 2025