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Corporate responsibility

Politique d’Alerte Professionnelle :  Speak Up

ISS a adopté une politique d'alerte professionelle afin de permettre à tous les membres de son personnel, à ses partenaires et autres parties prenantes de soulever leurs inquiétudes concernant des questions graves et délicates.
Outil de reporting


Si vous souhaitez signaler un incident grave et sensible devant être traité de manière confidentielle, vous pouvez vous adresser au Responsable de l’audit d’entreprise interne du Groupe ISS (Head of Group Internal Audit). Vous pouvez le faire via le portail Speak Up du Groupe ou par téléphone via votre Speak Up Hotline ISS locale.

Avant de signaler l’incident, n’oubliez pas que, d’après notre expérience, il est préférable d’aborder la plupart des incidents directement avec le supérieur, avec le supérieur de ce dernier ou avec le service People & Culture. Si cela est possible dans votre cas, nous vous conseillons de contacter directement la personne concernée avant de rédiger un rapport sur le portail Speak Up du Groupe ou d’appeler la Speak Up Hotline d’ISS. 

Vos Speak Up Hotlines locales :

DE : +(41) 435086912

FR : +41435084660

IT : +(41) 435084643

Nous vous invitons à lire ce guide, qui vous aidera à déterminer si un incident constitue un problème sérieux ou sensible et à trouver le canal de notification le plus approprié.

 
Procéder à un signalement


J’ai lu et compris la déclaration de Politique d’Alerte Professionnelle ci-dessous.

World Suivre un rapport existant.

 

ISS Speak Up Policy

Selon les valeurs et le code de conduite d’ISS, l’intégrité commerciale d’ISS est indiscutable. Nous nous sommes engagés à exercer nos activités commerciales dans le respect des lois et de normes éthiques de haut niveau. La présente politique est conçue aux fins suivantes :
  • offrir une plateforme pour les collaborateurs, partenaires commerciaux et autres acteurs afin d’y aborder des problèmes sérieux et sensibles ;
  • garantir que ces problèmes seront pris au sérieux et traités de façon appropriée ;
  • réaffirmer que toute personne soulevant un problème sérieux en toute bonne foi est protégée contre d’éventuelles représailles ou mesures de rétorsion.

La Speak Up Policy est destinée à fournir des instructions relatives à l’arbitrage en cas de problèmes sérieux et sensibles susceptibles d’avoir des effets négatifs sur les activités et les résultats commerciaux d’ISS et qui, en raison de leur caractère, ne peuvent pas être communiqués via les voies hiérarchiques habituelles. Ces problèmes comprennent :
  • les activités illégales ;
  • les fraudes financières (par exemple, les manipulations comptables, le non-respect de procédures de contrôle internes, le détournement d’actifs ou les déclarations frauduleuses) ;
  • la subornation ou la corruption (par exemple, les conflits d’intérêts, la subornation, les activités de sponsoring et les dons, les cadeaux ou ristournes) ;
  • les activités de la Direction qui ne peuvent pas être communiquées via des moyens locaux ;
  • les infractions à la loi sur la concurrence (par exemple, entente sur les prix, échange d’informations susceptibles d’influer sur les prix, concertations avec des prestataires concurrents) ;
  • les atteintes graves à l’environnement, à la santé et à la sécurité ;
  • les activités qui représenteraient sinon, selon la loi, une convention ou un accord, un comportement répréhensible (par exemple, pratiques discriminatoires, harcèlement sexuel, recours au travail des enfants, violations des droits de l’Homme).
 
  • Les collaborateurs ayant connaissance d’un tel problème sont appelés à en discuter d’abord avec leurs supérieurs hiérarchiques, leurs cadres ou d’autres personnes responsables telles que le Managers P&C local, le service juridique ou le CFO local.
  • Les problèmes liés aux services concernant le lieu de travail local, tels que les altercations avec des collègues et cadres, les mesures disciplinaires, le paiement correct et dans les délais ainsi que les faveurs, doivent généralement être réglés sur place.
Si cela n’aboutit pas au résultat escompté ou si cela n’est pas possible en raison de la gravité ou du caractère sensible de l’affaire, vous pouvez créer un signalement via le portail sécurisé et hébergé en externe du système de signalement en ligne, ou effectuer un signalement par téléphone aux numéros de hotline mentionnés à cet endroit. Pour les langues allemand, français et italien veuillez appeler les numéros suivants : DE : +41 43 508 6912, FR : +41 43 508 4660, IT : +41 43 508 4643. À la page d’accueil correspondante, vous trouverez davantage d’informations sur la procédure de signalement Tout signalement soumis via le portail en ligne est envoyé au responsable de l’audit d’entreprise interne (Group Internal Audit). Chaque signalement est confidentiel et peut en principe s’effectuer anonymement, à moins que vous saisissiez expressément votre nom dans le cadre du signalement.
Tous les signalements demeurent anonymes et confidentiels dans la mesure où la personne à l’origine du signalement n’a pas explicitement spécifié le contraire. La personne à l’origine du signalement est tenue de dévoiler son identité et d’expliquer suffisamment le problème en question afin de faciliter l’enquête sur le fond. Si la source des informations n’est pas connue, aucune autre demande de renseignement et enquête complémentaire ne peuvent être réalisées le cas échéant. Pour soutenir ISS lors de l’examen d’une plainte, nous vous invitons à mettre à notre disposition autant d’informations que possible.

Dans la mesure où cela s’avère possible dans le cadre d’une enquête exhaustive et honnête, ISS traite de façon confidentielle l’ensemble des affaires et problèmes portés à sa connaissance dans le contexte de la présente politique. L’identité de la personne à l’origine du signalement sera gardée secrète.
ISS veille à ce que les collaborateurs ou les tiers qui signalent une affaire à ISS sur la base de leurs connaissances personnelles et en toute bonne foi n’aient à craindre aucune mesure discriminatoire ou aucun acte de représailles. Si une personne estime faire l’objet de mesures de représailles en raison d’un signalement ou de sa participation à une enquête, elle est tenue de faire part immédiatement de ces prétendues représailles au Head of Group Internal Audit dont le siège se trouve à Copenhague, au Danemark. Tous les signalements de ce type sont vérifiés de façon confidentielle.

Les accusations effectuées de mauvaise foi et qui ne reposent sur aucun fondement peuvent entraîner des mesures disciplinaires ou d’autres sanctions correspondantes.
Toute plainte ou tout problème sont transmis au Head of Group Internal Audit. Celui-ci est tenu (i) de conserver des enregistrements relatifs à toutes les plaintes et tous les problèmes signalés, (ii) d’évaluer la gravité et la crédibilité de la plainte ou du problème et (iii) de prendre une décision quant à la marche à suivre appropriée. Certaines plaintes ou certains problèmes peuvent être résolus sans enquête plus poussée.

Le Head of Group Internal Audit peut, à sa seule discrétion, faire appel au Comité de vérification (ou à une commission nommée par le Comité de vérification) ainsi qu’à l’ensemble des membres de la Direction. Il ou elle peut également demander le soutien d’examinateurs, enquêteurs ou conseillers juridiques externes lors de l’enquête et de l’analyse des résultats de l’enquête.

Les conclusions de l’enquête sont présentées au Comité de vérification. Selon la gravité et l’ampleur de l’infraction, le Comité de vérification peut décider de présenter ou non un rapport d’enquête au Conseil d’administration.
Si, dans le cadre d’une enquête, une violation de la présente Speak Up Policy est constatée, des mesures appropriées doivent être prises. Dans ses relations avec les clients, les collaboratrices et collaborateurs, les fournisseurs et d’autres parties prenantes, ISS respecte les principes sociaux, écologiques et éthiques.
ISS A/S conserve des copies de l’ensemble des plaintes ou problèmes, des rapports d’enquête et de tous les documents qui y sont associés. Le Comité de vérification décide, conformément aux restrictions applicables selon la loi en vigueur, de la durée de conservation de ces documents chez ISS.

Information

Protection des données
veuillez noter que :
Dans certains pays (comme la Belgique, la France, la République Tchèque et la Grèce) une autorisation spécifique est nécessaire en raison de la réglementation sur la protection des données. Tant que la procédure d’autorisation est en cours, l’outil de reporting ne traitera pas les rapports émanant de ces pays. Vous êtes invités à utiliser d’autres méthodes de reporting tel que précisé dans la Politique d’Alerte Professionnelle ou dans notre Code de Conduite. Enoutre, pour ce qui concerne les pays où les rapports anonymes ne sont pas permis (tels que la France, l’Espagne) ou lorsque les réglementations locales limitent les types d’inquiétudes pouvant être signalés (tels que la France, la Suède), l’outil de reporting ne traitera pas les rapports enfreignant ces règles.
Traitement des inquiétudes
Les signalements d’inquiétudes graves et délicates sont gérés par le Directeur de l’Audit Interne du Groupe.

Plus d'information sur le site Web du ISS Groupe

Coordonnées :
ISS World Services A/S
Directeur de l’Audit Interne du Groupe
Buddingevej 197
DK-2860 Soborg
Danemark
Tel : +45 38 17 00 00