SYSTÈME DE SIGNALEMENT SPEAK UP

Conduite responsable des affaires et système de signalement Speak up

ISS s'engage à mener ses affaires de manière éthique et responsable. Cet engagement est fermement ancré dans nos valeurs (honnêteté, entreprenariat, responsabilité et qualité) et soutenu par notre Code de conduite.

Speack up_Graded
Lisez le Code de conduite d'ISSLisez la politique de signalement Speak Up d'ISSSignaler un problème

Le Code de conduite d'ISS s'applique à toutes les activités d'ISS et à tous les employés d'ISS, et établit les principes fondamentaux selon lesquels nous menons nos activités de manière éthique et responsable, conformément à nos valeurs. Il guide la conduite et le comportement de tous les employés d'ISS pendant qu'ils sont employés de l'entreprise et dans toute relation avec des collègues d'ISS, nos clients et leurs salariés, nos partenaires commerciaux et les autres parties prenantes d'ISS.

Pour soutenir notre Code de conduite et afin de garantir une bonne gouvernance d'entreprise, ISS a mis en place plusieurs politiques et normes de conformité donc certaines peuvent être consultées ici.

Politique de signalement Speak Up

ISS a adopté une politique et un système de signalement Speak Up qui permet à ses employés, clients, partenaires commerciaux et autres parties prenantes de signaler tout incident de manière confidentielle.

Si vous êtes employé, client, partenaire commercial ou autre partie prenante et vous estimez qu'il y a une violation du Code de conduite d'ISS, de nos politiques ou des lois et réglementations applicables, nous vous encourageons à prendre la parole et le signaler. En effectuant un signalement, vous agissez dans l'esprit de notre Code de conduite et de nos valeurs, et vous aidez à protéger notre activité et notre réputation.

Vous avez plusieurs moyens de signaler un problème. Selon la nature et la gravité du problème, nous vous encourageons à parler et signaler votre problème à votre supérieur ou un responsable, à l'équipe locale People & Culture, à un juriste dont vous dépendez ou à votre CFO.


Pour effectuer un signalement, vous pouvez aussi utiliser le système Speak Up qui est hébergé par un tiers indépendant. Le système Speak Up est accessible via le site Web local de votre entreprise dans votre langue, ainsi que sur le site Web des services mondiaux du Groupe ISS. Le système de signalement Speak Up d'ISS est accessible 24/7 aussi bien pour les employés que pour les tiers. Il est disponible en 21 langues. Nous vous encourageons à vous identifier, mais vous pouvez également effectuer un signalement anonyme. Les problèmes peuvent également être signalés par téléphone aux numéraux locaux indiqués ci-dessous.

Signaler permet de porter des problèmes graves et sensibles à la connaissance du Group Internal Audit, qui évaluera si le problème que vous signalez répond aux critères pour traiter le rapport dans le cadre de la politique Speak Up. Il sera ensuite transmis à notre Business Integrity Committee.

Nous soutenons une communication honnête et ouverte, et encourageons les questions et les signalements. Si vous signalez un problème de bonne foi en vous appuyant sur votre connaissance personnelle, vous êtes protégé. En effet, nous ne tolérons aucune forme de discrimination ou de représailles contre nos employés ou un tiers pour avoir effectué un signalement. Si vous pensez avoir fait l'objet de représailles, vous devez le signaler à titre de mauvaise conduite soupçonnée.

SYSTÈME DE SIGNALEMENT SPEAK UP

Comment cela fonctionne-t-il ?

Le canal Speak Up est conçu pour signaler des incidents graves et sensibles pouvant avoir un impact néfaste sur les opérations et les performances d'ISS et qui, en raison de la nature du problème, ne peuvent être signalés par les voies hiérarchiques habituelles.

ISS s'assure que toutes les préoccupations sont traitées de manière sérieuse et adéquate. Toutes les communications seront anonymes et confidentielles à moins que vous ne soyez directement informé du contraire. Chaque signalement sera reçu par le Responsable du Group Internal Audit.

Vous êtes encouragé à vous identifier et à expliquer votre problème de manière suffisamment détaillée pour faciliter l'enquête. Attendez-vous à ce qu'il y ait des questions de suivi. Dans certains cas, l'enquête peut ne pas être possible si la source de l'information n'est pas identifiée Pour aider ISS à enquêter sur un signalement, veuillez fournir autant d'informations que possible. ISS traitera l'ensemble des incidents et problèmes soulevés dans le cadre de la politique Speak Up de manière confidentielle, sauf dans la mesure nécessaire pour réaliser une enquête complète et juste. Nous protégerons de manière adéquate la confidentialité de la personne à l'origine du signalement.

Pour savoir si votre incident relève du niveau local ou du Groupe, reportez-vous à la Politique Speak Up.

Signaler des incidents sur le lieu de travail 

- ISS intervient sur des sites du monde entier. Les comportements d'employés ne respectant pas nos valeurs et notre code de conduite doivent être signalés au manager ISS ou au service compétent. 

- Des problèmes susceptibles d'entraîner de graves blessures ou le décès de personnes, ainsi qu'un comportement violent ou discriminant, y compris le harcèlement sexuel sur le lieu de travail sont considérés comme des faits graves. Ils peuvent être signalés dans le cadre de la politique « Speak Up », si vous n'avez pas été en mesure de les traiter avec un responsable ISS ou le département People & Culture. 

Signaler un vol et un détournement de biens de l'entreprise ou de client 

- Les vols ou le détournement de biens d'ISS ou de client par un collaborateur d'ISS doivent être traités avec le responsable hiérarchique direct ou le service juridique. Si ce n'est pas faisable, vous devez informer le Directeur financier. 

- Dans les cas où vous ne pouvez pas traiter la question d'un vol ou d'un détournement avec la direction de votre entreprise ISS locale, vous pouvez envisager de signaler l'incident dans le cadre de la politique « Speak Up ». 

Signalement des fraudes 

ISS a une politique de tolérance zéro envers les employés et/ou partenaires commerciaux qui se rendent coupables de fraude. La fraude est une tromperie volontaire visant à obtenir un avantage illégal ou non-justifié. La fraude peut prendre de nombreuses formes à tous les niveaux de l’entreprise. Quelques exemples sont présentés ci-dessous, mais cela ne constitue en aucun cas une liste exhaustive de la fraude possible dans notre activité. 

- On peut citer par exemple la falsification des états de présence ou des taux de rémunération, ce qui peut conduire au versement de salaires excessifs en faveur du bénéficiaire. Si vous constatez ce type de fraude, vous devez contacter le service paie. 

- La fraude peut également avoir lieu dans des cas où les fournisseurs ou sous-traitants collaborent avec des responsables d'ISS pour surfacturer ISS pour les biens ou services fournis. Si vous avez connaissance de ce type de collaboration avec des fournisseurs ou sous-traitants, vous devez contacter le service juridique ou le Directeur financier. 

Signaler une violation de la loi 

- ISS s'efforce d'être une entreprise citoyenne respectueuse des lois dans tous les pays où elle est présente et mène ses activités, en conformité avec les lois et réglementations internationales et locales. En particulier, ISS a rédigé des politiques internes visant à garantir le respect du droit de la concurrence et de la lutte contre la corruption. 

- Les violations de ces lois sont considérées comme graves, et doivent être signalées dans le cadre de la politique « Speak Up ». 

Signalez un incident par le biais de notre outil « Speak Up » ou en appelant la hotline. 

Nous avons rédigé des procédures pour garantir que les informations, notamment les coordonnées, que vous nous fournissez par le biais de l'outil « Speak Up » soient traitées avec la plus stricte confidentialité. Vous avez également la possibilité de vous renseigner sur l'état d'une enquête en cours.  

- Notez qu'il peut y avoir des restrictions légales sur ce que vous pouvez signaler anonymement, selon le pays. De plus, la politique « Speak Up » est régie par le droit danois sur la protection des données, ce qui signifie qu'ISS doit rejeter et supprimer tout rapport n'était pas de nature grave et sensible. Votre signalement peut donc être rejeté dans le cadre de la politique « Speak Up » simplement parce qu'elle n'a pas été transmise au bon canal de signalement.  

- Dans des cas exceptionnels où il est probable que la procédure ci-dessus interfère avec l'enquête, le Business Integrity Committee peut nous autoriser à sortir des procédures susmentionnées. Toutefois, votre identité ou vos coordonnées ne seront en aucun cas transmises, à moins que vous ne nous donniez votre autorisation explicite en amont. 

Aperçu de la démarche :

1. Rapport : les rapports qui sont soumis via notre système de signalement « Speak Up » sont transmis par un canal sécurisé et chiffré à l'équipe de Group Internal Audit.

2. Examen :  l'audit interne du groupe ISS évaluera si le problème que vous signalez répond aux critères pour traiter le rapport dans le cadre de la politique « Speak Up ». Il sera ensuite transmis 
à notre Business Integrity Committee.

3. Action : enquête, actions et retour d'expérience

Signalez un problème en ligne ou par téléphone – en enregistrant votre message et vos coordonnées.

Outil de signalement en ligne

Signalement par téléphone :

Australie +(61) 384004587 
Brésil +(55) 2135000242 
Chili +(56) 225708734 
Chine +(86) 1053875779
Danemark +(45) 38176348
Finlande +(358) 942450434 
France +(33) 182889360
Indonésie +(62) 8033218106
Inde +(91) 0008000501320
Mexique +(52) 5511689935 
Pays-Bas +(31) 208081296 
Norvège +(47) 23962607 
Espagne +(34) 911233031 
Suède +(46) 638800915 
Suisse +(41) 435086912 
Suisse Fr +(41) 435084660 
Suisse It +(41) 435084643 
Turquie +(90) 2129001873
Royaume-Uni +(44) 02035144260 
États-Unis +(1) 6467129310

PEOPLE MAKE PLACES

40.500+ clients dans 30+ pays