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Speak Up: sistema Whistleblower

ISS ha avviato un sistema Whistleblower per offrore a tutte le collaboratrici e a tutti i collaboratori di ISS, ai Partner commerciali e agli altri visitatori esterni la possibilità di segnalare avvenimenti gravi e sensibili.

Sistema di segnalazione

Se si desidera segnalare un incidente grave e sensibile da trattare in maniera riservata, è possibile rivolgersi al Responsabili del controllo aziendale interno del Gruppo ISS (Head of Group Internal Audit). A tal fine, si può utilizzare il portale Speak Up del Gruppo oppure telefonare alla propria Speak Up Hotline ISS locale.

Prima di segnalare un incidente, vi invitiamo a ricordare che, in base alla nostra esperienza, le questioni relative alla maggior parte degli incidenti possono essere trattate in maniera migliore parlandone direttamente con il superiore, con il superiore di quest’ultimo o con il reparto People & Culture. Qualora ciò fosse possibile anche nel vostro caso, vi consigliamo di contattare direttamente il vostro referente prima di inoltrare un rapporto sul portale Speak Up del Gruppo o di rivolgervi alla Speak Up Hotline ISS.

Le vostre Speak Up Hotlines locali:

DE: +41 43 508 6912

FR: +41 43 508 4660

IT: +41 43 508 4643

Al fine die aiutarvi a valutare se un incidente è da considerarsi un evento grave o sensibile e a  individuare il canale die segnalazione più adeguato, vi consigliamo di leggere la guida di Speak Up.


Inoltro di una segnalazione

Ho letto e compreso la dichiarazione dei principi riportata di seguito sul sistema Whistleblower

World Seguite lo stato di una segnalazione presente

 

Speak up Policy

1. Principio
Osservando i valori e il codice di comportamento ISS l’integrità aziendale di ISS rimane inalterata. Ci siamo impegnati ad esercitare la nostra attività aziendale in conformità con le leggi e con elevati standard etici. Questa policy è pensata per:
  • offrire una piattaforma per collaboratori, partner aziendali, e altri attori, per discutere di questioni serie e sensibili;
  • assicurare che tali questioni vengano prese sul serio e vengano trattate in maniera idonea, e
  • per confermare che ogni persona che in buona fede parli di questioni serie sia protetta da rappresaglie o misure di ritorsione.
2. Ambito
La Speak Up Policy intende offrire una guida alla composizione di questioni serie e sensibili che potrebbero avere effetti negativi sulle attività e i risultati aziendali di ISS e che in base alla natura della questione non possono essere segnalate mediante i normali report. Di tali questioni fanno parte per esempio:
  • Attività illegali
  • Frodi finanziarie (ad esempio manipolazioni contabili, mancata osservanza di controlli interni, sottrazione di beni o dichiarazioni mendaci)
  • Corruzione o regalie (ad esempio conflitti di interesse, tangenti, attività di sponsoring e donazioni, regalie e bustarelle)
  • Attività della Direzione che non possono essere segnalate attraverso vie locali
  • Violazioni della legge sulla concorrenza (ad es. accordi sui prezzi, scambio di informazioni sensibili sui cambi, accordi con concorrenti)
  • Grave pericolosità per ambiente, salute e sicurezza
  • Attività che secondo la legge, convenzioni o accordi rappresentano un comportamento intollerabile (ad es. pratiche discriminanti, molestie sessuali, impiego di lavoro minorile, violazione di diritti umani)
 
La consultazione in loco ha la priorità
  • I collaboratori che fossero a conoscenza di tali situazioni sono chiamati a parlarne dapprima con i loro superiori, amministratori o altre persone come il locale P&C Manager, l’Ufficio legale o il locale CFO.
  • Le questioni di servizio che riguardano il posto di lavoro locale, come controversie con colleghi e amministratori, misure disciplinari, pagamenti corretti e puntuali nonché benefit vengono normalmente regolate in loco.
Se ciò non è opportuno o non risulta possibile a causa della gravità o della sensibilità richiesta dal caso, si può inoltrare una segnalazione mediante il portale sicuro con hosting esterno del sistema di segnalazione online, oppure telefonicamente ai numeri ivi menzionati. Per le lingue tedesco, francese et italiano vi preghiamo di chiamare i numeri seguenti: DE: +41 43 508 6912, FR: +41 43 508 4660, IT: +41 43 508 4643. Sulla pagina  iniziale sono disponibili ulteriori informazioni sulla procedura di segnalazione. Ogni segnalazione inviata mediante il portale online viene inoltrata ai responsabili del controllo interno (Group Internal Audit). Ogni segnalazione viene trattata con riservatezza e può essere eseguita in forma anonima, a meno che non venga espressamente menzionato il nome dell'informatore nell'ambito della segnalazione.
4. Segretezza
Tutte le segnalazioni rimangono anonime e riservate, a meno che chi segnala non acconsenta espressamente al contrario. Alla persona che effettua la segnalazione viene richiesto di fornire la propria identità e illustrare la questione in misura sufficiente da facilitare ulteriori indagini. Se la fonte dell’informazione non è nota, non sono possibili chiarimenti e ulteriori indagini. Per facilitare ISS nell’indagine su una rimostranza, vi preghiamo di fornirci quante più informazioni possibili.

Nella misura in cui ciò sia consentito nell’ambito di un’indagine completa e corretta, ISS tratterà tutte le questioni e i problemi che emergono in relazione a questa policy in modo riservato. L’identità dei soggetti che hanno effettuato la segnalazione rimarrà segreta.
5. Nessuna discriminazione o ritorsione
ISS si preoccuperà che nessun collaboratore o soggetto terzo che in base alla propria conoscenza e in buona fede segnalino un caso ad ISS debbano temere misure discriminanti o atti di ritorsione. Se una persona è dell’idea che a causa di una segnalazione o della partecipazione ad un’indagine sia esposta a misure di ritorsione, è invitata a segnalare tale supposta ritorsione immediatamente al Head of Group Internal Audit con sede a Copenaghen, Danimarca. Tutte le segnalazioni di questo tipo vengono verificate in via riservata.

Accuse che vengano fatte calunniosamente e che non siano assolutamente fondate, possono portare a misure disciplinari o altre corrispondenti sanzioni.
6. Ricevimento e registrazione di segnalazioni e indagine
Ogni rimostranza o questione viene inoltrata al Head of Group Internal Audit. Questi è tenuto (i) a registrare tutte le rimostranze e questioni segnalate, (ii) a valutare la gravità e credibilità della rimostranza o questione e (iii) decidere in merito all’ulteriore idoneo procedere. Alcune rimostranze o questioni possono eventualmente essere risolte senza ulteriore indagine.

Il Head of Group Internal Audit può consultare a propria discrezione il Comitato di revisione (o un comitato nominato a sua volta dal Comitato di revisione) nonché tutti i componenti della Direzione. Può inoltre incaricare revisori esterni, investigatori e/o consulenti legali a collaborare con l’indagine e l’analisi dei risultati d’indagine.

Le conclusioni dell’indagine vengono presentate al Comitato di revisione. Il Comitato di revisione può decidere, in base a gravità ed entità della violazione, se presentare un rapporto di indagine al Consiglio di vigilanza.
 
7. Rimedi
Se nell’ambito dell’indagine si accerta che sussiste una violazione nei confronti della presente Speak Up Policy, vengono prese idonee misure. Insieme ai clienti, ai collaboratori, ai fornitori e altri stakeholder ISS si attiene ai propri principi sociali, ecologici ed etici.
8. Custodia di registrazioni
ISS A/S custodisce le copie di tutte le rimostranze o questioni, rapporti di indagine e tutte le relative documentazioni. Il Comitato di revisione decide in base alle limitazioni poste dalle rispettive leggi la durata della custodia di tali documentazioni presso ISS.

Information

Data protection
Please note the following:
In some countries (such as Belgium, France, Czech Republic and Greece) a special application is needed due to data protection regulations. As long as this application is pending the reporting tool will not process any reports from these countries. You are invited to use other reporting methods as set out in the Whistleblower Policy or in our Code of Conduct. In addition, for countries where anonymous reports are not permitted (such as France, Spain) or where local rules limit the type of concerns that can be reported (such as France, Sweden), the reporting tool will not process any reports that breach such rules.

Handling of concerns
Reports of serious and sensitive concerns are managed by the Head of Group Internal Audit.


Ulteriori informazioni sul sito Internet del Gruppo ISS


Contact information:
ISS World Services A/S
Head of Group Internal Audit
Buddingevej 197
DK-2860 Søborg
Denmark
Tel: +45 38 17 00 00

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