SPEAK UP

Condotta aziendale responsabile e Speak Up

ISS si impegna a osservare una condotta aziendale etica e responsabile. Tale impegno è fermamente incorporato nei nostri valori (onestà, imprenditorialità, responsabilità e qualità) e sostenuto dal nostro Codice di condotta.

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Leggere il Codice di condotta ISSLeggere la politica Speak Up di ISSSegnalare una questione

Il Codice di condotta ISS si applica a tutte le aziende e i collaboratori ISS e stabilisce i principi fondamentali per condurre la nostra attività in modo etico e responsabile in linea con i nostri valori Guida la condotta e il comportamento di tutti i collaboratori di ISS durante il loro impiego e in qualsiasi impegno e coinvolgimento con i colleghi ISS, i nostri clienti e i loro collaboratori, partner commerciali e altri stakeholder di ISS.

Per sostenere il nostro Codice di condotta e per assicurare una buona Corporate Governance, ISS ha implementato una serie di politiche e standard di conformità, alcuni dei quali possono essere consultati qui.

Politica Speak Up

ISS ha adottato una politica Speak Up e un sistema di segnalazione che rende possibile ai collaboratori, ai clienti, ai partner commerciali e altri stakeholder segnalare questioni in modo confidenziale.

Se siete un collaboratore, un cliente, un partner commerciale o altro stakeholder e ritenete che vi sia una violazione del Codice di condotta ISS, delle nostre politiche o delle leggi e regolamenti pertinenti, vi incoraggiamo a parlare e a segnalarlo. Con la vostra segnalazione state agendo nello spirito del nostro Codice di condotta e dei valori e contribuite a proteggere la nostra attività e la nostra reputazione.

Diversi sono i modi per segnalare una questione. A seconda della natura e gravità della questione, vi incoraggiamo a parlarne e ad affrontare la cosa con il vostro superiore o un manager, con il People & Culture locale, il consulente legale locale o il CFO locale.


Un altro modo di fare una segnalazione è attraverso il sistema Speak Up gestito da una terza parte indipendente. Il sistema Speak Up è accessibile attraverso il sito web della vostra azienda nella vostra lingua locale, nonché sul sito web del Gruppo ISS World Services. Il sistema ISS Speak Up è accessibile 24/7 sia per i collaboratori che per le terze parti ed è disponibile in 21 lingue. Vi incoraggiamo a identificarvi, ma potete anche segnalare le vostre questioni in modo anonimo. Le questioni possono anche essere segnalate telefonicamente usando i numeri locali che si trovano qui sotto.

La segnalazione permette di portare questioni serie e delicate all'attenzione del Group Internal Audit, che valuterà se la questione segnalata soddisfa i requisiti per l'elaborazione della segnalazione secondo la politica Speak Up. Successivamente sarà segnalata al nostro Comitato di integrità aziendale.

Sosteniamo una comunicazione onesta e aperta e incoraggiamo le domande e le segnalazioni. Se segnalate una questione in buona fede, sulla base delle vostre conoscenze personali, sarete protetti, poiché non tolleriamo alcuna forma di discriminazione o ritorsione contro i nostri collaboratori o terzi per aver parlato. Se pensate di aver subito ritorsioni, dovete segnalarlo come sospetto di cattiva condotta.

SPEAK UP

Come funziona

Il canale Speak Up ha l’intento di segnalare questioni gravi e delicate che potrebbero avere un impatto negativo sulle operazioni e lo svolgimento dell’attività di ISS e che, per la natura della situazione, non possono essere comunicate o segnalate attraverso i normali canali di reporting.

ISS assicura che tutte le questioni sono trattate in modo serio ed appropriato. Tutte le comunicazioni saranno anonime e riservate salvo altrimenti espressamente e direttamente da voi indicato. Ogni segnalazione sarà ricevuta dal Responsabile del Group Internal Audit.

Siete incoraggiati a identificarvi e illustrare la vostra questione in modo sufficientemente dettagliato per facilitare l’indagine della situazione. Aspettatevi che possano esserci delle domande di follow-up. In alcuni casi l'indagine può non essere possibile se non si identifica la fonte dell'informazione. Al fine di assistere ISS nel condurre un'indagine su una segnalazione, si prega di fornire il maggior numero di informazioni possibile. ISS tratterà tutte le questioni e considerazioni sollevate nell'ambito della politica Speak Up in modo confidenziale, salvo nella misura necessaria per condurre un'indagine completa ed equa. Proteggeremo in modo appropriato la riservatezza di colui che effettua la segnalazione.

Potete stabilire se la vostra è una questione locale o del Gruppo facendo riferimento alla politica Speak Up.

Segnalazione di eventi avversi sul posto di lavoro 

- ISS opera in loco in molte sedi e posizioni in tutto il mondo, e gli errori o comportamenti di collaboratori non conformi ai nostri valori e al nostro codice di condotta devono essere segnalati al corrispondente manager o reparto ISS. 

- Sono considerate questioni serie o delicate le situazioni che potrebbero causare gravi danni se non addirittura la morte nonché comportamenti violenti o discriminatori, incluse molestie sessuali nello spazio lavorativo. Queste possono essere riferite a livello globale secondo la nostra politica Speak Up, se non siete riusciti ad affrontarli con il manager ISS o il reparto People & Culture. 

Segnalazione di furti e appropriazione indebita di beni dell'azienda o del cliente 

- Furti o appropriazione indebita di beni di ISS o del cliente da parte di un collaboratore o manager ISS dovrebbero essere gestiti con il manager o l’ufficio legale. Se non potete gestire la cosa con il manager o l’ufficio legale, dovreste informarne il Direttore finanziario. 

- Nei casi in cui non potete gestire il furto o l’appropriazione indebita con la gestione nella vostra organizzazione locale ISS, potete prendere in considerazione di segnalare l’evento avverso secondo la politica Speak Up. 

Segnalare una frode 

ISS applica la politica della tolleranza zero nei confronti dei collaboratore e/o partner commerciali che commettono una frode. Una frode è un raggiro o inganno deliberato al fine di assicurarsi un guadagno sleale o illegale. Una frode può assumere diverse forme a tutti i livelli di un’organizzazione. Di seguito sono riportati alcuni esempi, ma non si tratta assolutamente di un elenco esaustivo delle possibili frodi o truffe nella nostra azienda. 

- Un esempio è la falsificazione delle registrazioni degli orari e presenze che possono portare al pagamento di salari eccessivi alla persona che riceve il pagamento. Se sperimentate questo tipo di frode nello spazio lavorativo, dovreste normalmente contattare l’ufficio stipendi. 

- Può celarsi una frode anche nei casi in cui i fornitori o subappaltatori collaborano con manager ISS per far pagare prezzi troppo alti a ISS per i beni o servizi che forniscono. Se venite a conoscenza di una collaborazione con fornitori o subappaltatori, dovreste normalmente contattare l’ufficio legale o il direttore finanziario. 

Segnalare una violazione della legge 

- ISS si adopera per essere una cittadinanza d’impresa rispettosa della legge in tutti i paesi in cui siamo presenti e svolgiamo la nostra attività nel rispetto e in conformità delle leggi e normative internazionali e locali. In particolare, ISS ha promulgato politiche interne per assicurare la conformità con le leggi anticorruzione e sulla concorrenza. 

- Le violazioni delle leggi anticorruzione e sulla concorrenza sono considerate questioni serie e delicate che possono essere riferite secondo la politica Speak Up. 

Segnalare un evento avverso attraverso il nostro strumento Speak Up, o la linea telefonica diretta. 

Abbiamo definito procedure di gestione per assicurare che le informazioni, incluse le informazioni di contatto, che ci fornite attraverso lo strumento Speak Up siano trattate con la massima riservatezza. Avete anche la possibilità di informarvi sullo stato di un’indagine in corso.  

- Invitiamo a notare che possono esservi restrizioni legali su quanto vi è consentito comunicare o segnalare in forma anonima nella giurisdizione dalla quale state effettuando la comunicazione. Inoltre, la politica Speak Up è regolamentata in base alla normativa danese sulla protezione dei dati, per cui ISS deve accantonare e distruggere qualsiasi report che abbia una natura seria o sensibile. Il vostro report può pertanto essere accantonato secondo la politica Speak Up semplicemente perché non è stato inviato al canale di reporting corretto.  

- In casi eccezionali in cui è probabile che seguire la suddetta procedura possa interferire con l’indagine, il Comitato di integrità aziendale può autorizzarci a derogare alle procedure sopra descritte. Tuttavia non riveleremo la vostra identità né i dettagli di contatto salvo vostro preventivo ed esplicito permesso in tal senso. 

Panoramica del processo:

1. Segnalazione: le segnalazioni che vengono effettuate attraverso il nostro sistema Speak Up vengono trasmesse tramite un canale di comunicazione sicuro e crittografato al Group Internal Audit.

2. Esame: il Group Internal Audit accerterà se la questione da voi segnalata soddisfa i requisiti per elaborare la segnalazione secondo la politica Speak Up. Successivamente sarà segnalata 
al nostro Comitato di integrità aziendale.

3. Provvedimento: indagine, provvedimenti e feedback all’utente.

Segnalare una questione solo online o telefonicamente – tramite la registrazione del vostro messaggio e i dati di contatto.

Strumento di segnalazione online

Segnalazione telefonica:

Australia +(61) 384004587 
Brasile +(55) 2135000242 
Cile +(56) 225708734 
Cina +(86) 1053875779
Danimarca +(45) 38176348
Finlandia +(358) 942450434 
Francia +(33) 182889360
Indonesia +(62) 8033218106
India +(91) 0008000501320
Messico +(52) 5511689935 
Paesi Bassi +(31) 208081296 
Norvegia +(47) 23962607 
Spagna +(34) 911233031 
Svezia +(46) 638800915 
Svizzera +(41) 435086912 
Svizzera Fr +(41) 435084660 
Svizzera It +(41) 435084643 
Turchia +(90) 2129001873
Regno Unito +(44) 02035144260 
USA +(1) 6467129310

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