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Five things to consider when choosing a Facility Management partner

Fünf Dinge sind zu beachten, wenn Sie einen neuen Facility-Services-Anbieter auswählen

Für viele ist das Frühjahr auch eine Zeit, neue Strategien und Ziele in Angriff zu nehmen und Entscheidungen hinsichtlich neuer Facility-Services-Partnerschaft zu treffen. Aber welche Faktoren sind bei der Wahl eines neues Anbieters zu beachten? Hier sind die fünf wichtigsten.

Die Auswahl eines neuen Facility-Services-Anbieters ist eine wichtige Entscheidung für ein Unternehmen und ihre Bedeutung darf keinesfalls unterschätzt werden. Schliesslich kann ein Facility-Services-Anbieter die gesamte Leistung am Arbeitsplatz, die wirtschaftliche Effizienz, das Wohlbefinden der Mitarbeiter und die Produktivität beeinflussen und sogar für die Attraktivität des Unternehmens für neue Mitarbeiter und die Mitarbeiterbindung mit eine Rolle spielen.

Wie können Sie also sicherstellen, dass Sie den richtigen Facility-Services-Anbieter für Ihr Unternehmen auswählen? In unserer über 100-jährigen Betriebsgeschichte haben wir mit einer vielfältigen Auswahl von Unternehmen in ganz unterschiedlichen Branchen zusammengearbeitet und dabei gelernt, dass es fünf Dinge gibt, die Sie während des Entscheidungsprozesses stets in Betracht ziehen sollten.

1. Der Facility-Services-Anbieter bietet einen starken Transition-Prozess

Den Anbieter zu wechseln, oder auch Serviceleistungen zum ersten Mal outzusourcen, kann ein äusserst komplexer Prozess sein und ist mit einem gewissen Mass an Risiko verbunden. Sie geben damit nicht nur die Kontrolle über Ihre Geschäftseinheit an ein anderes Unternehmen ab, sondern gehen auch ein mögliches finanzielles Risiko ein. Und trotz der Offensichtlichkeit dieser Risiken scheitern viele dieser Übergangsprozesse.

Um sicherzugehen, dass die geschäftliche Zusammenarbeit einen guten Start hat, muss der Facility-Services-Anbieter eine nachweisbare Erfolgsbilanz im Contract Transition Management (CTM) bezüglich Facility Management vorlegen.

Erfolgreiche Übergänge können einige Zeit in Anspruch nehmen, der konkrete Zeitraum variiert je nach der Komplexität des Auftrags, eine gut geplanter Übergangsprozess dauert typischerweise vier bis fünf Monate.

Ein Facility-Services-Anbieter sollte in der Lage sein, die Erwartungen an diese Übergangszeit zu handhaben und einen verständlichen Risikomanagementplan in Zusammenarbeit mit den Stakeholders in Ihrem Unternehmen erarbeiten. Ein offener Dialog rund um die potenziellen Probleme und unerwarteten Ereignisse ist von grosser Bedeutung für die Gewährleistung eines reibungslosen Übergangs.

Erfahren Sie mehr über den erfolgreichen Übergang und das Änderungsmanagement. Acht häufige Stolpersteine beim Änderungsmanagement, die Sie vermeiden müssen, um das Facility Management erfolgreich outzusourcen.

2. Der Facility-Services-Anbieter widmet sich intensiv der Fortbildung und Entwicklung seiner Mitarbeitenden.

Im Laufe der Zeit werden diese Mitarbeitenden in Ihr Unternehmen integriert werden und eine wesentliche Rolle bei den täglichen Arbeitsabläufen spielen. Schliesslich sind diese Service-Mitarbeitenden dafür verantwortlich, dass die Besucher Ihres Unternehmens, Ihre Geschäftspartner und Kunden einen bestmöglichen Eindruck von Ihren Dienstleistungen gewinnen, wenn sie Ihre Geschäftsräume aufsuchen. Damit diese Service-Mitarbeitenden ihre Aufgaben erfolgreich erfüllen können, müssen sie ein klares Verständnis für Ihr Unternehmen entwickelt und Fortbildungen durchlaufen haben, um in Übereinstimmung mit den Werten zu handeln, die Ihr Unternehmen ausmachen. Aus diesem Grund hatte die Fortbildung und Entwicklung von Service-Mitarbeitenden schon immer höchste Priorität für die Facility-Management-Kunden, die wir im Laufe der Jahre befragt haben.

Wenn Sie einen neuen Facility-Services-Anbieter auswählen, sollten Sie daher mit ihm besprechen, welche Fortbildungsangebote für Mitarbeitende bestehen bzw. welche spezifischen Praxiskenntnisse in Ihrem Geschäftsfeld vorhanden sind. Um zu verstehen, welche Fortbildungen am wichtigsten sind, lesen Sie unseren Blogeintrag: Sieben Fortbildungsangebote für Mitarbeitende, nach denen Sie fragen müssen, wenn Sie einen Facility-Management-Anbieter auswählen.

3. Der Facility-Services-Anbieter legt Wert auf Vielfalt

Mehreren Studien zufolge spielt die Vielfalt im Bereich des Personalbestands eine zentrale Rolle für den Erfolg eines Unternehmens. Aber was hat die Vielfalt mit der Auswahl eines neuen Facility-Services-Anbieters zu tun? Unsere Studien zeigen, dass Menschen eher geneigt sind, Werte und Kultur zu teilen und sich auf ein fremdes Unternehmen einzulassen, wenn dieses hinsichtlich bestimmter Eigenschaften der Mitarbeitenden wie Hautfarbe, ethnische Herkunft und Benachteiligung zu ihnen passen. Deshalb kann sich ein Facility-Services-Anbieter, der Vielfalt schätzt, der Kultur Ihres Unternehmens leichter anpassen, als ein Unternehmen, das nicht auf Vielfalt achtet.

Einen Service-Anbieter mit einer vielfältigen Belegschaft auszuwählen, minimiert auch das Gesamtrisiko des Auftrags. Der Grund dafür ist, dass sich eine vielfältige Belegschaft im Allgemeinen durch geringere Fluktuation und Fehlzeiten auszeichnet, was wiederum dazu führt, dass es zu weniger Störungen des Tagesbetriebs kommt und damit zu einer geringeren Misserfolg-Quote.

Um mehr über die Vielfalt im Outsourcing zu erfahren, lesen Sie unseren Blogeintrag: Drei Gründe, warum Vielfalt im Outsourcing so wichtig ist.

4. Der Facility-Services-Anbieter bietet Skalierbarkeit

Angesichts der rasend schnellen Veränderungen am heutigen globalen Markt ist es wichtig, einen Facility-Services-Anbieter zu haben, der skalieren kann, agil reagiert und auf diese Weise effizient auf neue Marktanforderungen und -veränderungen reagiert.

Wenn Ihr Unternehmen in neue Märkte expandiert oder bereits eine globale Präsenz etabliert hat, ist die Partnerschaft mit einem Facility-Services-Anbieter, der global mit Ihnen skalieren kann, zwingend notwendig. Dies trägt dazu bei, effiziente Arbeitsabläufe zu schaffen, die für globale Kostensenkungen und eine kontinuierliche Leistungserbringung über Märkte und Kulturen hinweg sorgen.

5. Der Facility-Services-Anbieter dient Ihrem Zweck

Alle Unternehmen sind unterschiedlich, und was bei einem früheren Auftraggeber funktioniert hat, muss nicht unbedingt die beste Lösung für Ihren Betrieb sein. Deshalb ist es wichtig, dass Sie einen Facility-Services-Anbieter finden, der sich Zeit nimmt, die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmens zu verstehen, der mit der Art vertraut ist, wie Sie Mitarbeitende führen und Geschäftsbeziehungen handhaben, und nicht zuletzt auch weiss, wo Sie jetzt stehen und wie Ihre Vision für die Zukunft aussieht.

Der Facility-Services-Anbieter muss auch flexibel genug reagieren können, um kontinuierlich die erbrachten Dienstleistungen an die jeweiligen Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen und schnell darauf eingehen zu können, wenn sich der Markt verändert. Um schnell auf Veränderungen zu reagieren, müssen die Service-Mitarbeitenden Vertrauenspersonen sein und vom Arbeitgeber die Befugnis erhalten, Entscheidungen zu treffen, Abläufe zu verändern und kreativ zu sein, wenn Änderungen erforderlich sind.

Einen neuen Vertrag mit einem Facility-Services-Anbieter abzuschliessen kann viele Probleme mit sich bringen. Wenn Sie allerdings einen Partner finden, der Zeit investiert, um Ihre alltägliche Realität, Ihr Geschäft, Ihre Ziele, Visionen und Ihre Arbeitsweisen zu verstehen und der bestrebt ist, die Zwecke Ihres Unternehmens zu verfolgen, kann das ein grosser Gewinn für Ihr Unternehmen sein.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie erfolgreiche Outsourcing-Beziehungen aufbauen können? Laden Sie unser ISS 2020 Vision White Book herunter: Die Zukunft des Outsourcings (auf Englisch).