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Optimierte Einsatzplanung dank digitaler Lösung / Bild: rawpixel / Pixabay

Optimierte Einsatzplanung dank digitaler Lösung

Ob als Fotokamera, Agenda oder – fast schon banal – zum Telefonieren: Einen Alltag ohne Smartphone können wir uns kaum mehr vorstellen, tragen wir den kleinen Helfer quasi ständig mit uns herum. Dass Mitarbeitende ihre Arbeitszeit ebenfalls auf dem Handy erfassen könnten, liegt entsprechend nahe. Doch es geht noch mehr damit.
Digitale Zeiterfassung in einem Unternehmen einzuführen, das mehr als 12 000 Mitarbeitende in der Schweiz beschäftigt, ist eine Mammut-Aufgabe. «Der Roll-Out hat im Sommer 2018 begonnen und soll im Sommer 2020 abgeschlossen sein», sagt Robert Fuchs, CFO bei ISS Schweiz. Das bedeutet, dass nächstes Jahr alle Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit digital erfassen. «Vorbei sind die Zeiten, in denen Ende Monat Stundenrapporte kontrolliert, genehmigt, erfasst und archiviert werden müssen», freut sich Fuchs, «und kein Vorgesetzter muss wie anhin für seine Mitarbeitenden Stunden aufschreiben, das erledigt nämlich jeder für sich selber. Das Ein- bzw. Ausstempeln geschieht simpel über einen Button in der App». Das Erfassen der geleisteten Arbeit ist aber nicht die einzige Funktion des Systems, das sich Time@ISS nennt.

Erleichtert die Planung

Auch bei der Planung von Arbeitseinsätzen ist Time@ISS eine grosse Hilfe. Die smarte Lösung bietet diverse Varianten für die vielfältigen Anforderungen der Einsatzplanung im Facility-Services-Bereich. So gilt es beispielsweise Sicherheitsfreigaben, Pensen, Kundenvorgaben, Schichten oder gesetzliche Pausenzeiten zu beachten. Hier bietet das System eine wertvolle Unterstützung bei der Berechnung und Optimierung des Dienstplanes. Dank Time@ISS wissen die Mitarbeitenden nun auch weit im Voraus, wann sie wo zum Einsatz kommen. Bei unerwarteten Abwesenheiten, beispielsweise durch Krankheitsfälle, wird ein alternativer Plan konfiguriert und Mitarbeitende werden zeitnah über Einsatzänderungen via App informiert. Umgekehrt können Mitarbeitende Änderungen an geplanten Einsätzen ebenfalls schnell und unkompliziert online beantragen. Dasselbe gilt für Ferienwünsche. Jeder Informationsaustausch geschieht papierlos und in Echtzeit. So verfügen Mitarbeitende jederzeit über eine aktuelle Übersicht ihrer Einsatzplanung, geleisteten Stunden, ihres Feriensaldos oder der Anzahl Krankheitstage.

Schafft Transparenz gegenüber dem Kunden

Time@ISS ist aber nicht nur für ISS Mitarbeitende eine Bereicherung. Auch Kunden profitieren, indem sie nachvollziehen können, wer wann wo welche Leistungen erbringen wird oder erbracht hat. «Bei verschiedenen Kunden setzen wir auf eine biometrische Lösung und haben Fingerabdruck-Scanner installiert. Da ist wichtig, dass wir nur autorisiertem Personal Zutritt zu den Liegenschaften gewähren. Mit dieser Anwendung können wir transparent ausweisen, wer wann vor Ort war.» Dort, wo keine biometrischen Scanner im Einsatz sind, werden zusätzlich zum Zeitstempel auch die GPS-Daten des jeweiligen Smartphones erfasst. Fühlt man sich da nicht überwacht? «Es gibt keine permanente Nachverfolgung oder Bewegungsprofile. Aber durch das Ein- und Ausstempeln können wir gegenüber den Kunden beweisen, dass die erbrachte Leistung am erforderten Ort, durch die autorisierten Personen, erbracht worden ist», erklärt Robert Fuchs.

Modularer Aufbau heisst die Lösung

Im Zuge der Digitalisierung war es für ISS ein logischer Schritt, dass die Einsatzplanung und Zeiterfassung digital erfolgen soll. Doch wie geht man so ein Projekt an? Gibt es überzeugende Lösungen im Markt, die man adaptieren kann? Oder baut man selber etwas von Grund auf? «ISS bedient viele, sehr diverse Branchen: Ein Spital funktioniert beispielsweise ganz anders als ein Fabrikationsbetrieb, dieser wiederum anders als ein Bürobetrieb. Ein System, das die Ressourcenallokation für so viele Services und Branchen effizient unterstützen kann, ist äusserst komplex.», so Fuchs. «Alle bestehenden Lösungen konzentrierten sich in der Regel auf die Bewirtschaftung einer spezifischen Branche.» Für Fuchs und sein Team eine grosse Challenge. Ein neuer Ansatz musste her. Die Hypothese: Wenn das System einen komplexen Betrieb planen kann, dann schafft es auch die einfacheren. Also orientierte sich das Team an einer Anwendung, welche die Arbeitsplanung von Mitarbeitenden eines grossen Freizeitparks und einer Airline regelt. Denn beide sind bei der Planung mit vielen verschiedenen Arten von 7-Tage-Schichteinsätzen, sicherheitsrelevanten Vorgaben, Abhängigkeiten von Saisonalität oder auch dem Wetter konfrontiert. Doch diese Lösung brachte nicht den gewünschten Effekt. «Wir haben realisiert, dass sich nicht von komplex zu einfach herunter rechnen lässt. Dazu gibt es zu viele weitere Parameter, die berücksichtigt werden müssen. So war schnell klar: Effizienz finden wir in einem modularen Aufbau der Lösung. One size fits all funktioniert für uns nicht.»

Optimierung in verschiedenen Bereichen

Time@ISS ist nun also das erfolgsversprechende System. Sowohl Planungs-, als auch Erfassungs- und Abrechnungsprozesse konnte ISS seit Beginn des Roll-Outs optimieren. «Ein künstliches Hirn hilft beim Planungsprozess von grossen Organisationen enorm. So können wir uns auf Spezialfälle, Abweichungen oder Kurzfristigkeiten konzentrieren. Und unsere Führungskräfte ersparen sich mit der smarten Lösung grossen administrativen Aufwand», fügt Robert Fuchs an und ergänzt: «Nebenbei leisten wir noch einen Beitrag zum nachhaltigen Umgang mit Papier. Neue Ordner voll mit ausgedruckten Stundenrapporten findet man bei uns nämlich spätestens ab nächstem Sommer nicht mehr.»

Optimierte Einsatzplanung dank digitaler Lösung

Bericht erschienen in fmpro service, Oktober 2019