Nonostante ciò, molte gare d'appalto vengono ancora trattate come se il FM fosse un prodotto puramente comparativo - intercambiabile, comparabile, arbitrario. Proprio qui sta il dilemma: se il prezzo domina, si sopprime sistematicamente il potenziale che il moderno facility management potrebbe esprimere. Chi oggi si concentra solo sul prezzo più basso non solo rischia una perdita di qualità nelle operazioni, ma impedisce anche attivamente l'innovazione, il progresso e lo sviluppo basato sulla partnership.
La gara d'appalto determina ciò che un fornitore di servizi di facility deve fornire durante l'attività - e per cosa viene valutato. Se l'esperienza dell'utente, l'innovazione e lo sviluppo non vengono presi in considerazione fin dall'inizio nella progettazione della gara d'appalto, spesso passano in secondo piano nelle operazioni quotidiane. Se si vuole ottenere un impatto reale, è necessario creare condizioni quadro chiare. Ciò comprende requisiti trasparenti, metodi di valutazione comprensibili e una documentazione di gara che non si limiti a individuare il fornitore più vantaggioso, ma anche il partner più adatto. Ciò significa anche meno formalismo, più dialogo e una visione chiara di ciò che il facility management può ottenere oggi, se glielo permettete.
Un facility management di successo richiede tempo. Il suo effetto si esplica solo quando i team ben coordinati hanno creato fiducia, quando i processi sono armonizzati e quando c'è un continuo sviluppo. I contratti a breve termine non lasciano spazio a tutto ciò. Costringono i fornitori a una corsa operativa e impediscono gli investimenti. I partenariati a lungo termine, invece, creano stabilità. Consentono un ulteriore sviluppo mirato, un mantenimento sostenibile del personale e progetti di innovazione coraggiosi. Senza questo orizzonte di pianificazione, il FM rimane una disciplina tattica, anziché un elemento strategico di creazione di valore.
Il fornitore più economico non è necessariamente il migliore. Un modello critico è particolarmente evidente nelle gare d'appalto pubbliche: si aggiudica il contratto il fornitore più coraggioso, che si assume i rischi maggiori, e non quello con il concetto migliore. Questo porta a tensioni all'interno dell'azienda, a un calo delle prestazioni e alla frustrazione di entrambe le parti. E soprattutto impedisce l'innovazione e l'esperienza. Perché se non c'è margine di manovra finanziario, lo sviluppo rimane una bella idea, ma non una realtà. Chi chiede innovazione deve anche finanziarla. I costi possono essere un fattore, ma non l'unico. Una ponderazione equilibrata di prezzo, qualità e potenziale di sviluppo è la chiave per un successo sostenibile. Lo stesso vale per i termini di pagamento - idealmente nel mese in cui viene fornito il servizio -, per l'inflazione, che dovrebbe essere basata sugli sviluppi effettivi, e per la responsabilità, che dovrebbe essere limitata a un livello adeguato.
LLe operazioni in corso determinano se il facility management diventa una storia di successo o meno. Per questo non bastano solo i contratti puliti. L'atteggiamento di entrambe le parti è fondamentale: Fiducia, affidabilità, uguaglianza. Il vero valore aggiunto può essere creato solo se il cliente e il fornitore lavorano insieme. Ciò include una cultura del dialogo, meccanismi flessibili per l'ulteriore sviluppo e una comprensione condivisa degli obiettivi e dell'impatto. Il controllo può essere importante, ma senza uno spirito di partnership rimane inefficace.
Se volete offrire agli utenti esperienze, qualità e innovazione nel facility management, dovete essere pronti a creare le condizioni giuste per farlo. Questo inizia con la gara d'appalto e continua nelle operazioni. Abbiamo bisogno di più coraggio nell'avviare partnership, più apertura allo sviluppo e più attenzione a ciò che il facility management può davvero realizzare. Perché alla fine non è il prezzo più basso che conta, ma il maggior contributo al successo dell'azienda e delle persone che ne fanno parte, che ogni giorno si affidano a spazi o ambienti funzionanti e stimolanti. È giunto il momento di ripensare, allontanandosi da un puro progetto di acquisto e passando a uno strumento di gestione strategica per un successo sostenibile, attraverso diverse generazioni di contratti.
Articolo originale pubblicato sulla rivista specializzata Servizi per le strutture, numero di giugno 2025